村官作為農村最基層的管理者，也經常會擬寫和處理一些常用文書。因此，應重視公文寫作、處 理與檔案管理，應加強管理基礎工作。
一、“公文”的界定及農村常用公文
提到文書，有一個概念是人們常常會遇到的，那就是“公文”。在工作中，常常使用的公文主要包括：
1.中共中央辦公廳在1996年5月3日公布的《中國共產黨機關公文處理條例》中的14種公文為： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要；
2.國務院2000年8月24日修訂，2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》中的13 種公文為：命令、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、議案、意見、函、會議紀要；
3.常見的事務類文書：計劃、總結、調查報告、簡報、規(guī)章制度等；
4.常見的專用文書：司法、外交、軍事、財經等；
5.常見的日用類文書：開幕詞、閉幕詞、聘書、求職信、條據等。
上面的五大類文書就是我們所說的“公文”。不過，在農村實際工作中，經常會接觸到的公文主要 包括通知、請示、報告、會議記錄與會議紀要、計劃、總結等。
二、公文的特殊格式
（一）信函式格式
發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30毫米，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文 機關全稱下4毫米處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20毫米處為一條文武線（上細下粗），兩條 線長均為170毫米。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。發(fā)文 字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發(fā)文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級 或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相 應要素說明。
在制發(fā)機關公文的實踐中，經常使用一種只標識發(fā)文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式” 公文，用于處理日常事務的平行文或下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標識簽發(fā)人以外， 其他各要素均與“文件式”公文相同。為此，本標準為這種“信函式”公文設計了格式，具體為：
1.發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁為30毫米，也就是打破了本標準規(guī)定的“文件式”公文上白邊為37 毫米的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30毫米，然后在30毫米之下標識發(fā)文機關名稱。由于 不加“文件”二字，這時的發(fā)文機關名稱一般不用簡稱，如國務院這種“信函式”公文，機關名稱便標識 為“中華人民共和國國務院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡稱標識為“國務脘文件”。
2.在發(fā)文機關名稱4毫米之下印一條上粗下細的武文線，在距下頁邊20毫米處印一條上細下粗 的文武線，線的長度為170毫米。這樣設計，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致， 只不過將發(fā)文機關標識移出了版心。
3.“信函式”公文的份數序號、密級、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格（一般說來，“信 函式”公文很少同時出現(xiàn)這三項），發(fā)文字號放在武文線下版心右上角頂格。首頁不放頁碼，最后一行 （第22行）文字下邊緣與文武線距離6毫米。其他各要素的標識方法均同“文件式”公文格式。
（二）命令格式
命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號白發(fā)文機關酌定。命令 標識上邊緣距版心上邊緣20毫米，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下空1 行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務 應標識全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。分送機關標識方法同抄送機關。其 他要素從本標準相關要素說明。
命令（令）可以說是國家行政機關發(fā)文的最高級形式�！掇k法》規(guī)定，命令（令）適用于依照有關法 律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的 決定。從命令（令）的適用內容也可以看出其權威性、重要性。因此本標準特別規(guī)定了命令（令）的格 式，而且是比照國務院命令（令）的現(xiàn)行格式設計的。應該說，這個格式應嚴格按照執(zhí)行，以從表現(xiàn)形 式上維護國家政令的權威性和統(tǒng)一性。本標準對命令（令）的格式規(guī)定具體為：
1.發(fā)文機關名稱應用全稱，不能用簡稱包括規(guī)范化簡稱。如國務院的發(fā)文機關名稱就是“中華人 民共和國國務院令”。因此命令（令）的發(fā)文機關應以批準本機關成立文件核定的全稱為準。發(fā)文機 關名稱后加“命令（令）”字。發(fā)文機關標識用紅色小標宋體字；字號由發(fā)文機關酌定，但要掌握在不超 過上級機關的字號的程度，可以同等大小，但不能超過。標識的位置按本標準的規(guī)定可以這樣計算： 上白邊（37毫米+ 20毫米），即57毫米下標識。如果是聯(lián)合發(fā)布命令（令），在首位的發(fā)文機關也要在 此處標識，其余機關下移，“命令（令）”字右側上下居中。
2.在發(fā)文機關之下空1行標識令號，居中，令號用黑體字較莊重，前加“第”字，即“第X號”。令號 的編制自發(fā)第1號令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號不同，發(fā)文字號序號以年度為限。
3.令號之下空2行標識正文，中間沒有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標識格式執(zhí)行標準 對正文的規(guī)定。令文的內容一般都比較簡短，大多是一個自然段。
4.正文之下空1行標識簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機關平時應制備。簽名章用紅色，右空4字。簽名 章左空2字標識簽發(fā)人職務，命令的簽發(fā)人應是發(fā)文機關的最高領導；如果是聯(lián)合命令，職務應標全 稱，此時可用簡稱，如“XX部部長”，因為發(fā)文機關標識已使用全稱了。
5.簽名章之下空1行標識成文日期，右空2字。
6.命令（令）的版記格式從本標準相關規(guī)定，只有一點不同，即命令（令）不分主送、抄送，而用“分 送”這一特定形式，這一點要注意。
（三）會議紀要格式
會議紀要標識由“XX XX XX會議紀要”組成。用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會 議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
本標準中的會議紀要的格式主要是針對國家行政機關的辦公會議紀要而言。至于用作公文種類 的會議紀要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在標題中顯示。
國家行政機關的辦公會議是本機關決策的最高機構，會議議定的事項都是本機關的決策事項，并 以固定形式的會議紀要印發(fā)，有鑒于此，本標準對此類會議紀要格式做了統(tǒng)一規(guī)定。
本標準規(guī)定會議紀要的標識用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關自定。位置同“文件式”發(fā)文機 關標識方法一樣，即距版心上邊緣25毫米。會議紀要不加蓋印章。此類會議紀要的其他要素本標準 只作了原則規(guī)定，B卩如果會議紀要具有本標準規(guī)定的要素，那就按本標準對該要素的規(guī)定辦。
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