公文寫作技巧：公文版記部分注意事項

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　　版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

　　(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，后標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

　　(2)抄送機關。抄送機關是指主送機關之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機關。標注抄送機關，應當使用該機關全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機關都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。

　　公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

　　(3)印發(fā)機關和印發(fā)時間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。印發(fā)機關時間位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

　　(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

　　(5)版記的位置。版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

　　公文的格式和行文規(guī)則4、公文的印裝規(guī)格(1)公文用紙的規(guī)格公文用紙要采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為297mm×210mm(長×寬)。公文用紙的頁邊(留空處)與版心的具體尺寸為：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)(2)公文排版的規(guī)格和要求。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行(以3號字高度加3號字高度7/8的距離為一基準行)，每行排28個字。要做到版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3)印刷要求。公文應雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白，無斷劃。公文中未作特殊說明的圖文項目，顏色均為黑色。

　　(4)裝訂要求　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊的距離為3mm~5mm。

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