公文寫(xiě)作技巧：公文的格式

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　　公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)(或機(jī)關(guān)用章)、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。

　　一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者的通知》這一文件標(biāo)題中，“延華集團(tuán)董事局”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開(kāi)首，居于正文的上端中央。

　　二、主送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫(xiě)。

　　三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。

　　四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫(xiě)在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫(xiě)全稱。也可蓋印，不寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。

　　五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開(kāi)始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開(kāi)。發(fā)文日期必須寫(xiě)明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

　　六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事　任免　通知”，“財(cái)務(wù)　管理　規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。

　　七、抄報(bào)、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級(jí)機(jī)關(guān)列為抄報(bào)，是平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)列為抄送。抄報(bào)、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報(bào)抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線隔開(kāi)，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

　　八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機(jī)關(guān))文件”，下面加一條紅線(黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。

　　九、公文編號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如：“國(guó)發(fā)[1997]5號(hào)”，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代字，“[1997]”是年號(hào)，(年號(hào)要使用方括號(hào)“[　]”)，“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

　　十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

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