公文寫作與公文處理：公文擬寫的步驟與方法

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　　公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由于公文在性質、作用及其寫作要求上不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

　　公文的擬寫通常按以下步驟進行。

　　一、明確發(fā)文主旨

　　任何一份公文都是根據(jù)機關工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項內容：

　　1、文件的中心內容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決什么問題等。

　　2、根據(jù)文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級機關來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是寫一個帶有規(guī)定性質的通知等。

　　3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領導機關匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗；是給領導干部、有關部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進行傳達等。

　　4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方機關了解，還是要求對方機關答復，是要求各收文機關貫徹執(zhí)行，還是供對方參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

　　總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

　　二、收集有關材料，進行調查研究

　　發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調查研究，當然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進行這一步工作。例如，擬寫一個簡短的命令、通知，寫一封內容比較簡單的公函，呈報一項請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復雜，或雖有領導人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點和材料，還要進行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計劃、進行工作總結，起草規(guī)章、條例，擬寫工作指示和領導人講話等，往往都需要收集有關材料和進行一些調查研究工作，因為概念的形成過程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調查和研究的過程，就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過反復的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實際。寫出的文件要符合實際，也必須經(jīng)過這樣一個過程。

　　怎樣為擬寫文件收集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中收集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱黨和國家有關的方針政策和指示精神，上級機關布置的任務，本部門去年的工作計劃和工作總結，以及參考兄弟單位的有關工作計劃等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務，上級要求；本部門當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對實際情況應當提出哪些具體指標，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個全面的工作總結，需要查閱原訂的工作計劃，上級機關頒發(fā)的主要的領導性文件，這一時期本機關制發(fā)的主要文件、下屬機關報送的主要文件，有關的重要會議文件，本機關的大事記等；請本機關各個部門的同志開個座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關人員醞釀討論總結提綱等。在全面調查和收集了有關材料的基礎上，分析研究主要進行哪幾項工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經(jīng)驗教訓等。

　　總之，收集材料和調查研究，是一個充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識上的飛躍，從感性認識上升到理性認識。

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